Có một thời điểm trong hành trình kinh doanh của tôi, mọi thứ dường như đi vào ngõ cụt. Shop bán hàng rất tốt, lợi nhuận cũng khá, nhưng mỗi khi nhìn vào sổ sách kế toán và đống hóa đơn đầu vào lộn xộn, tôi lại thấy bất an. Làm sao để minh bạch? Làm sao để hợp pháp hóa nguồn hàng từ order 1688 và yên tâm mở rộng quy mô? Câu trả lời chính là: Nhập chính ngạch.
Đừng nghĩ nhập chính ngạch là điều gì đó to tát chỉ dành cho các công ty lớn. Nếu bạn đã nhập từ 1688 với số lượng kha khá và muốn phát triển bền vững, đây là bước đi không thể tránh khỏi. Hãy cùng tôi điểm lại từng bước một quy trình thực tế, để bạn có thể hình dung rõ ràng nhất.
Bước 1: Chuẩn Bị Từ Gốc – Ngay Tại Khâu Đặt Hàng Trên 1688
Sai lầm lớn nhất là cứ đặt hàng xong mới nghĩ đến chuyện hóa đơn. Bạn phải chuẩn bị ngay từ khi bắt đầu đàm phán.
- Chọn Đúng Đối Tác: Ưu tiên các nhà cung cấp trên 1688 có “Xác thực doanh nghiệp” (企业认证) và sẵn sàng xuất “Hóa đơn VAT Trung Quốc” (增值税发票). Đây là chứng từ gốc cực kỳ quan trọng. Bạn phải chủ động hỏi: “你们可以开增值税发票吗？” (Các bạn có thể xuất hóa đơn VAT không?). Nếu họ đồng ý, bạn đã đi được nửa chặng đường.
- Yêu Cầu Bộ Chứng Từ Đầy Đủ: Khi đặt hàng, hãy yêu cầu nhà cung cấp gửi cho bạn bộ chứng từ sau (có thể là bản scan trước, bản gốc gửi kèm hàng):
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Ghi rõ tên công ty bạn, mã số thuế, địa chỉ, mô tả hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng tiền.
- Phiếu đóng gói (Packing List): Chi tiết số kiện, trọng lượng, quy cách đóng gói từng kiện.
- Hóa đơn VAT của Trung Quốc (Chinese VAT Invoice).
- Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract) (nếu có).
Bước 2: Tìm Một Đơn Vị Logistics/Công Ty Xuất Nhập Khẩu Uy Tín
Đây là “người dẫn đường” quan trọng nhất. Bạn có hai lựa chọn:
- Thuê một công ty Xuất nhập khẩu (Import Agent): Họ sẽ đứng tên trên tờ khai hải quan thay bạn, sử dụng license của họ. Cách này phù hợp nếu bạn chưa có mã số doanh nghiệp xuất nhập khẩu, hoặc muốn giao phó toàn bộ việc thông quan. Họ sẽ thu phí dịch vụ.
- Tự làm thông quan với sự hỗ trợ của Công ty Forwarder/Logistics chuyên nghiệp: Nếu công ty bạn đã có mã số xuất nhập khẩu, bạn chỉ cần thuê một forwarder giỏi. Họ sẽ hướng dẫn bạn hoàn tất thủ tục, book cước, khai báo tờ khai, và sắp xếp lấy lệnh giao hàng. Họ như một người tư vấn và xử lý nghiệp vụ.
Dù chọn cách nào, hãy làm việc với đơn vị có kinh nghiệm nhập hàng tiêu dùng từ Trung Quốc chính ngạch. Họ biết rõ mã HS code, thuế suất, và quy trình kiểm tra với từng loại hàng.
Bước 3: Quy Trình Thông Quan & “Khai Sinh” Hóa Đơn Đầu Vào
Khi hàng về đến cảng Việt Nam (Hải Phòng, Cát Lát, Tân Sơn Nhất…), quy trình chính thức bắt đầu. Về cơ bản, bạn sẽ có được Tờ Khai Hải Quan – đây chính là “giấy khai sinh” hợp pháp cho lô hàng của bạn.
- Khai báo hải quan: Dựa trên bộ chứng từ từ nhà cung cấp, công ty xuất nhập khẩu hoặc forwarder của bạn sẽ khai báo thông tin lên hệ thống. Bạn cần cung cấp chính xác mã số thuế, tên công ty, địa chỉ…
- Nộp thuế: Bạn sẽ phải nộp hai loại thuế chính:
- Thuế nhập khẩu: Tùy vào mã HS code của hàng hóa (ví dụ: áo thun mã HS thường là 61 hoặc 62). Thuế suất có thể từ 10-20%.
- Thuế giá trị gia tăng (VAT): Thường là 10% trên giá trị (CIF + thuế nhập khẩu).
- Kiểm tra hải quan (nếu bị trúng): Hàng có thể bị kiểm hồ sơ, kiểm thực tế một phần hoặc toàn bộ. Đơn vị logistics sẽ hỗ trợ bạn trong quá trình này.
- Thông quan và nhận hàng: Sau khi nộp đủ thuế và vượt qua kiểm tra, tờ khai được “thông quan”. Bạn nộp lệ phí và được cấp Tờ Khai Hải Quan có đóng dấu xác nhận đã thông quan. Giấy tờ này cùng với Commercial Invoice từ nhà cung cấp chính là căn cứ để công ty bạn hạch toán và kê khai thuế đầu vào, được khấu trừ VAT.
Những Lợi Ích “Không Thể Đong Đếm” Khi Làm Chính Ngạch
- Hóa Đơn Đầu Vua Hợp Lệ, Hợp Lệ, Hợp Pháp: Đây là điều quan trọng nhất. Bạn yên tâm kê khai thuế, khấu trừ VAT, minh bạch sổ sách. Không còn nỗi lo bị truy thu thuế.
- Mở Rộng Quy Mô Dễ Dàng: Khi cần vay vốn ngân hàng, chứng minh năng lực kinh doanh, bộ hồ sơ nhập khẩu chính ngạch là bằng chứng rất mạnh mẽ.
- Bảo Vệ Chính Mình: Giảm thiểu rủi ro bị tịch thu hàng, phạt hành chính do buôn lậu, vận chuyển hàng không rõ nguồn gốc.
- Uy Tín Thương Hiệu: Bạn có thể tự tin quảng bá sản phẩm có nguồn gốc rõ ràng, nhập khẩu chính ngạch, điều mà người tiêu dùng ngày càng quan tâm.
Lời thật lòng: Chi phí ban đầu có thể cao hơn (do thuế nhập khẩu, phí dịch vụ), và thời gian có thể lâu hơn (3-7 ngày để thông quan). Nhưng đây là khoản đầu tư cho sự an toàn và bền vững. Hãy bắt đầu với một lô hàng nhỏ, tìm một đối tác logistics thật sự tận tâm, và trải nghiệm toàn bộ quy trình một lần. Sau đó, bạn sẽ thấy mọi thứ rõ ràng và nhẹ nhõm hơn rất nhiều. Khi doanh nghiệp của bạn “lớn lên”, đây chính là con đường bạn phải đi.
